Etiquette vocale d'affaires

Le maintien d'une façon professionnelle est importante dans tous les aspects de la vie des entreprises. Le message vocal vous laisse, sur la machine de quelqu'un, est équivalente à une poignée de main dans le monde des affaires d'aujourd'hui. Pensez-y. Souhaitez-vous l'aimez, si vous appelez le département de votre entreprise des comptes, et le message vocal est allé "Nous sommes fermés, appeler demain»? Ou si un collègue, John Smith vous a laissé un message urgent, mais n'a pas donné son numéro de poste ou le département? Il est l'étiquette pour la messagerie vocale, et il est important de connaître la différence entre les règles de messagerie vocale occasionnels et des entreprises. Dans cet article, nous examinons l'étiquette vocale métier de base, à la fois pour quitter la messagerie vocale et la façon dont votre message professionnel message d'accueil devrait ressembler.

Comment laisser un message vocal professionnel

Règles de bonne conduite à suivre messagerie vocale, lors de l'enregistrement ou de laisser un message vocal sur la machine de quelqu'un: 1. Après la lecture du message, faire une pause pendant 1-2 secondes avant de parler.

2. Indiquez votre nom, organisation ou nom de l'entreprise, de votre département spécifique d'entreprise, le cas échéant, et le numéro de téléphone. Faites-le lentement et clairement.

3. Indiquez la date et l'heure de votre appel.

4. En quelques mots, décrivez la raison de votre appel. Gardez votre mémoire d'enregistrement et au point. Ne pas divaguer.

5. Si nécessaire, laisser le meilleur temps à la personne de vous rappeler ou dire que vous serez disponible à tout moment.

6. A la fin du message, répétez votre nom et votre numéro de téléphone lentement.

Exemple:

"Bonjour, c'est Ellen Myers, de XYZ Wireless Ltd, département des comptes. Mon téléphone n'est 810-203-2232. Cet appel est en référence, à votre demande d'autorisation pour le 5 Avril 2011. Il ya quelques petits détails à discuter. S'il vous plaît rappelez-moi sur réception de ce message, sur mon extension 810-203-2232. Have a nice day ".

Dos et ne pas faire de laisser un message vocal:

* Si vous appelez quelqu'un pour la première fois ou c'est un appel très important, écrivez ce que vous allez dire. N'y allez pas "euh" et "ahh .." sur le message.

* Soyez précis et bref en indiquant votre objectif.

* Lorsque vous appelez quelqu'un que vous n'avez jamais rencontré ou ne sais pas, parler d'une connaissance mutuelle ou un collègue, le cas échéant, de combler le fossé.

* Couvrir tous les motifs, laissez nos téléphoniques distinctes ou à la maison et même adresse de courriel, vous n'avez donc pas «rater une réponse à votre message.

* Évitez l'argot, des références personnelles et la langue occasionnel.

* Ne soyez pas rigide et isolée sonne, être agréable, avec un son clair.

* Ne pas expirer dans le téléphone, comme on peut l'entendre sur l'enregistrement.

Comment faire pour enregistrer un message vocal professionnel sortant

Certaines règles opérationnelles étiquette vocale vœux, pour enregistrer le message vocal parfait professionnel pour votre boîte de réception:

1. Indiquez votre nom, département, l'organisation et l'extension ou le numéro de téléphone.

"Salut, c'est Barney Mosby avec le département RH de Kringle Electronics, au 820-233-1234".

2. Dire que vous n'êtes pas disponible ou à votre bureau, et d'autres informations pertinentes.

"Je ne suis pas encore à mon bureau".

«Je suis désolé je ne pouvais pas recevoir votre appel en ce moment".

"Je ne suis pas au bureau aujourd'hui, Décembre 20th, 2002. J'y retournerai, le 10 Janvier 2003".

"A partir du 1er Avril au 3 mai, je serai incapable de répondre à votre appel de ce numéro".

3. Demandez aux gens de laisser un message approprié avec les informations nécessaires.

"S'il vous plaît laissez votre nom, votre numéro de téléphone et des détails sur ce que je peux faire pour vous".

4. Fournir des renseignements complets et concis. Vous pouvez laisser le nom et pas de téléphone d'un collègue ou d'un secrétaire, qui peut aider l'appelant, en votre absence.

"Si vous avez besoin d'aide immédiatement, s'il vous plaît contacter (nom) au (numéro de téléphone)».

"Je t'appelle dès que je reviens".

5. Faites-leur savoir quand vous pouvez retourner l'appel. Les adresses de courriel ne peut être laissé comme une source autre personne-ressource.

"Je ne serai pas en mesure de retourner votre appel pour une autre heure".

"Vous pouvez m'envoyer un email à xyz@abc.com".

Voicemail message d'accueil:

"Bonjour. Vous avez rejoint Michael Quantas, la Bibliothèque centrale à 872-233-2322. Je suis désolé je ne peux pas répondre à votre appel pour le moment. Veuillez laisser un message après le bip. Je vous rappellerons dès que possible. Pour une assistance immédiate, vous pouvez appeler au 123-123-3432 Sophie. Merci d'avoir appelé. Adieu. "

Familiarisez-vous avec les commandes de votre système de messagerie vocale et de fonctionnalités. Des options comme accompagnateur, de radiomessagerie et de renvoi d'appel, rendre plus facile pour vos appelants d'enregistrer des messages et vous tient au courant. Gardez vos messages bref, personne n'aime écouter des histoires longues par téléphone. Ne laissez pas les messages s'empilent sur votre machine, videz votre boîte de réception, de temps en temps. Soyez invite à répondre à des messages, essayez de le faire le même jour que la personne appelée. Ces petites politesses il suffit d'ajouter à votre bonne impression. Avec l'étiquette vocale d'entreprise appropriée, vous êtes un professionnel complet, dans tous les sens....